Potrącenie kary umownej to jeden z najczęściej stosowanych sposobów rozliczania sporów w umowach o roboty budowlane. W praktyce inwestor albo generalny wykonawca nalicza karę umowną, a następnie potrąca ją z wynagrodzenia należnego wykonawcy albo podwykonawcy. Dla jednej strony oznacza to szybkie rozliczenie roszczenia bez konieczności wytaczania osobnego procesu. Dla drugiej strony może oznaczać nagłe pozbawienie znacznej części wynagrodzenia za wykonane roboty.

Problem polega na tym, że potrącenie kary umownej nie jest skuteczne tylko dlatego, że jedna ze stron wystawiła notę obciążeniową albo napisała w korespondencji, że „potrąca karę”. Potrącenie wymaga spełnienia konkretnych przesłanek wynikających z Kodeksu cywilnego. Trzeba ustalić, czy kara rzeczywiście została skutecznie naliczona, czy wierzytelność z kary umownej jest wymagalna, czy druga strona ma własną wierzytelność, z którą można dokonać potrącenia, oraz czy oświadczenie o potrąceniu zostało prawidłowo złożone.

W sprawach budowlanych potrącenie kary umownej bardzo często pojawia się przy rozliczeniu końcowym inwestycji, przy opóźnieniu w wykonaniu robót, przy odstąpieniu od umowy, przy wadach robót albo przy sporze o roboty dodatkowe. Właśnie dlatego prawidłowe przygotowanie potrącenia ma duże znaczenie zarówno dla inwestora, jak i wykonawcy.

Czym jest potrącenie wierzytelności?

Potrącenie jest sposobem umorzenia wzajemnych wierzytelności. Zgodnie z art. 498 § 1 Kodeksu cywilnego, gdy dwie osoby są jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami, każda z nich może potrącić swoją wierzytelność z wierzytelności drugiej strony, jeżeli przedmiotem obu wierzytelności są pieniądze albo rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku, obie wierzytelności są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem albo przed innym organem państwowym. Skutek potrącenia polega na tym, że obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej.

W praktyce budowlanej oznacza to najczęściej następującą sytuację. Wykonawca ma wobec inwestora roszczenie o zapłatę wynagrodzenia za wykonane roboty. Inwestor twierdzi natomiast, że przysługuje mu wobec wykonawcy roszczenie o zapłatę kary umownej, na przykład za zwłokę w wykonaniu robót. Jeżeli spełnione są przesłanki potrącenia, inwestor może złożyć wykonawcy oświadczenie o potrąceniu swojej wierzytelności z wierzytelnością wykonawcy o zapłatę wynagrodzenia.

Potrącenie nie polega więc wyłącznie na księgowym pomniejszeniu faktury. Jest to czynność prawna, która wywołuje skutek materialnoprawny. Dlatego wymaga precyzji, właściwego momentu i prawidłowego doręczenia oświadczenia drugiej stronie.

Potrącenie kary umownej w robotach budowlanych

W umowach o roboty budowlane potrącenie kary umownej najczęściej dotyczy kary za opóźnienie, zwłokę, odstąpienie od umowy, brak usunięcia wad, naruszenie obowiązków organizacyjnych albo niewykonanie określonych obowiązków dokumentacyjnych. Inwestorzy często zakładają, że skoro kara została przewidziana w umowie, można ją automatycznie odjąć od wynagrodzenia wykonawcy.

Takie podejście jest ryzykowne. Najpierw trzeba ustalić, czy kara umowna rzeczywiście powstała. Samo przekroczenie terminu albo spór co do jakości robót nie zawsze wystarczą. Konieczna jest analiza treści umowy, zakresu naruszenia, przyczyn opóźnienia, sposobu naliczenia kary oraz tego, czy kara nie jest rażąco wygórowana.

Jeżeli kara została naliczona bezzasadnie, to również jej potrącenie będzie nieskuteczne. Wykonawca może wtedy dochodzić pełnego wynagrodzenia i kwestionować zarówno istnienie kary, jak i skuteczność oświadczenia o potrąceniu.

Przesłanki potrącenia kary umownej

Aby potrącenie kary umownej było skuteczne, muszą istnieć dwie wzajemne wierzytelności. Jedna strona musi być jednocześnie wierzycielem i dłużnikiem drugiej strony. W typowym sporze budowlanym inwestor jest dłużnikiem wykonawcy z tytułu wynagrodzenia, a jednocześnie twierdzi, że jest wierzycielem wykonawcy z tytułu kary umownej.

Po drugie, wierzytelności muszą być jednorodzajowe. W praktyce chodzi najczęściej o wierzytelności pieniężne. Wynagrodzenie za roboty budowlane i kara umowna wyrażona w pieniądzu co do zasady spełniają ten warunek.

Po trzecie, wierzytelność przedstawiana do potrącenia musi być wymagalna. To właśnie ten warunek najczęściej powoduje problemy przy potrącaniu kar umownych. Jeżeli kara umowna nie jest jeszcze wymagalna, oświadczenie o potrąceniu może okazać się bezskuteczne.

Po czwarte, wierzytelność musi nadawać się do dochodzenia przed sądem albo innym organem państwowym. Jeżeli roszczenie jest nieważne, nieistniejące, niedopuszczalne albo nie może być skutecznie dochodzone, nie powinno stanowić podstawy potrącenia.

Wymagalność kary umownej

Wymagalność oznacza, że wierzyciel może skutecznie domagać się spełnienia świadczenia. W przypadku kar umownych problem polega na tym, że umowy często przewidują podstawę naliczenia kary, ale nie wskazują terminu jej zapłaty. Umowa może więc przewidywać karę za każdy dzień zwłoki, ale nie odpowiadać na pytanie, kiedy wykonawca ma ją zapłacić.

W takim przypadku roszczenie o zapłatę kary umownej ma charakter bezterminowy. Zastosowanie znajduje art. 455 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony i nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno zostać spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika. Tekst jednolity Kodeksu cywilnego został ogłoszony w Dz.U. 2026 poz. 795.

Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 5 listopada 2014 r., III CZP 76/14, rozstrzygnął bardzo ważne zagadnienie dotyczące potrącenia kary umownej. Wskazał, że wierzytelność jest wymagalna w rozumieniu art. 498 § 1 k.c. w terminie wynikającym z art. 455 k.c. Sprawa dotyczyła właśnie pytania, czy dla skutecznego potrącenia wierzytelności z tytułu kary umownej, której termin spełnienia nie został zastrzeżony, konieczne jest wcześniejsze wezwanie dłużnika do zapłaty.

Praktyczny wniosek jest bardzo istotny. Jeżeli umowa nie wskazuje terminu zapłaty kary umownej, bezpiecznym rozwiązaniem jest najpierw wezwanie wykonawcy do zapłaty kary, wyznaczenie mu terminu, a dopiero po jego bezskutecznym upływie złożenie oświadczenia o potrąceniu.

Wezwanie do zapłaty przed potrąceniem kary umownej

Wezwanie do zapłaty pełni w takiej sytuacji podwójną funkcję. Po pierwsze, informuje dłużnika o naliczeniu kary i podstawach jej dochodzenia. Po drugie, może postawić wierzytelność z kary umownej w stan wymagalności, jeżeli wcześniej nie była wymagalna.

W wezwaniu warto wskazać umowę, postanowienie będące podstawą naliczenia kary, zdarzenie uzasadniające jej naliczenie, sposób wyliczenia kwoty, termin zapłaty oraz numer rachunku bankowego. W sprawach budowlanych dobrze jest również wskazać okres zwłoki, daty wynikające z harmonogramu, protokołów odbioru albo korespondencji stron.

Częstym błędem jest połączenie wezwania do zapłaty i oświadczenia o potrąceniu w jednym piśmie. W niektórych sprawach może to rodzić zarzut, że w chwili składania oświadczenia o potrąceniu kara nie była jeszcze wymagalna, bo termin wyznaczony w wezwaniu jeszcze nie upłynął. Z punktu widzenia bezpieczeństwa procesowego lepiej rozdzielić te czynności, zwłaszcza gdy umowa nie wskazuje terminu zapłaty kary.

Oświadczenie o potrąceniu

Potrącenia dokonuje się przez oświadczenie złożone drugiej stronie. Zgodnie z art. 499 Kodeksu cywilnego oświadczenie ma moc wsteczną od chwili, kiedy potrącenie stało się możliwe.

Oświadczenie o potrąceniu powinno być jednoznaczne. Powinno wynikać z niego, że strona nie tylko nalicza karę umowną, ale składa oświadczenie o potrąceniu konkretnej wierzytelności z konkretną wierzytelnością drugiej strony. W praktyce należy wskazać obie wierzytelności, ich wysokość, podstawę powstania, umowę, z której wynikają, oraz zakres, w jakim mają się umorzyć.

Nie jest wystarczające ogólne stwierdzenie, że „kara zostanie potrącona”, „nota zostanie rozliczona” albo „pomniejszamy wynagrodzenie”. Takie sformułowania mogą być później kwestionowane jako nieprecyzyjne. Oświadczenie o potrąceniu powinno pozwalać drugiej stronie ustalić, co dokładnie zostało potrącone, w jakiej wysokości i z jaką należnością.

Nota obciążeniowa a oświadczenie o potrąceniu

W praktyce inwestorzy często wystawiają notę obciążeniową z tytułu kary umownej i traktują ją jak potrącenie. To błąd. Nota obciążeniowa może dokumentować naliczenie kary, ale sama w sobie nie zawsze jest oświadczeniem o potrąceniu.

Jeżeli z treści noty albo pisma towarzyszącego jednoznacznie wynika wola potrącenia, można bronić stanowiska, że doszło do złożenia oświadczenia. Jeżeli jednak nota wyłącznie informuje o obciążeniu wykonawcy karą, bez wskazania wierzytelności wzajemnej i bez jednoznacznego oświadczenia o potrąceniu, może nie wywołać skutku umorzenia wierzytelności.

Dlatego najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przygotowanie osobnego pisma zatytułowanego jako oświadczenie o potrąceniu. Pismo powinno być podpisane przez osobę umocowaną do reprezentacji strony i doręczone kontrahentowi w sposób możliwy do udowodnienia.

Potrącenie kary umownej z wynagrodzenia wykonawcy

Najczęstszy przypadek to potrącenie kary umownej z wynagrodzenia wykonawcy. Inwestor uznaje, że wykonawca opóźnił roboty albo naruszył umowę, nalicza karę, a następnie odmawia zapłaty całości albo części faktury.

Taka konstrukcja może być skuteczna, ale tylko wtedy, gdy inwestor prawidłowo przeprowadzi cały proces. Musi mieć podstawę do naliczenia kary, musi wykazać jej wysokość, musi doprowadzić do wymagalności wierzytelności z kary, a następnie złożyć skuteczne oświadczenie o potrąceniu.

Wykonawca nie jest w takiej sytuacji bezbronny. Może kwestionować podstawę naliczenia kary, sposób jej wyliczenia, wymagalność wierzytelności, skuteczność potrącenia, umocowanie osoby podpisującej oświadczenie, a także podnosić zarzut miarkowania kary umownej. Może również wykazywać, że opóźnienie wynikało z przyczyn leżących po stronie inwestora, na przykład braku frontu robót, zmian projektowych, robót dodatkowych, opóźnionych decyzji albo braku współdziałania.

Kiedy można potrącić karę umowną?

Karę umowną można potrącić wtedy, gdy po stronie potrącającego istnieje rzeczywista i wymagalna wierzytelność z tytułu kary umownej, a po stronie drugiej strony istnieje wierzytelność wzajemna, najczęściej o zapłatę wynagrodzenia. Potrącenie powinno zostać dokonane przez jednoznaczne oświadczenie doręczone drugiej stronie.

W sprawach budowlanych przed potrąceniem należy szczególnie sprawdzić, czy kara została naliczona zgodnie z umową, czy dotyczy zobowiązania niepieniężnego, czy termin naliczenia został prawidłowo ustalony, czy druga strona została wcześniej wezwana do zapłaty, jeżeli było to potrzebne, oraz czy wierzytelność nie jest sporna w stopniu, który utrudni jej późniejsze wykazanie w procesie.

Potrącenie nie powinno być traktowane jako automatyczny sposób obniżenia wynagrodzenia. Jeżeli inwestor dokona potrącenia wadliwie, może przegrać sprawę o zapłatę wynagrodzenia, a dodatkowo narazić się na odsetki za opóźnienie.

Zarzut potrącenia w procesie sądowym

Potrącenie może zostać dokonane przed procesem albo w toku procesu. Jeżeli wykonawca pozywa inwestora o zapłatę wynagrodzenia, inwestor może bronić się zarzutem potrącenia, o ile spełnione są przesłanki materialnoprawne i procesowe.

W postępowaniu cywilnym znaczenie ma art. 203¹ k.p.c. Przepis ten przewiduje między innymi, że zarzut potrącenia może zostać podniesiony tylko w piśmie procesowym, a pozwany powinien zasadniczo podnieść go nie później niż przy wdaniu się w spór co do istoty sprawy albo w terminie dwóch tygodni od dnia, gdy jego wierzytelność stała się wymagalna.

To bardzo ważne w sprawach budowlanych. Nawet jeżeli inwestor uważa, że przysługuje mu kara umowna, nie powinien zwlekać z podniesieniem zarzutu potrącenia w procesie. Błędy formalne albo spóźnienie mogą spowodować, że sąd nie uwzględni zarzutu w danym postępowaniu.

Skuteczność oświadczenia o potrąceniu

Skuteczność oświadczenia o potrąceniu zależy od kilku elementów. Po pierwsze, oświadczenie musi pochodzić od osoby uprawnionej do reprezentowania strony. W przypadku spółek trzeba sprawdzić zasady reprezentacji w KRS, pełnomocnictwa oraz ewentualne ograniczenia umowne.

Po drugie, oświadczenie musi zostać doręczone drugiej stronie. Samo sporządzenie pisma i wpięcie go do akt własnych nie wystarczy. Trzeba wykazać, że druga strona mogła zapoznać się z jego treścią.

Po trzecie, oświadczenie powinno jasno identyfikować wierzytelności. W przypadku kilku faktur, kilku not albo kilku kar trzeba wskazać, które wierzytelności są potrącane i w jakiej kolejności. Brak precyzji może prowadzić do sporu o zakres umorzenia.

Po czwarte, wierzytelność przedstawiana do potrącenia musi istnieć w chwili potrącenia. Jeżeli kara została naliczona bez podstawy, potrącenie nie uratuje sytuacji. Oświadczenie o potrąceniu nie tworzy wierzytelności, lecz jedynie prowadzi do umorzenia wierzytelności, które już istnieją i spełniają ustawowe przesłanki.

Jak bronić się przed potrąceniem kary umownej?

Wykonawca, któremu potrącono karę umowną, powinien zacząć od analizy samej kary. Trzeba sprawdzić, czy umowa przewidywała karę za dane naruszenie, czy naruszenie rzeczywiście wystąpiło, czy kara dotyczy zobowiązania niepieniężnego, czy została prawidłowo wyliczona i czy nie jest rażąco wygórowana.

Następnie należy zbadać wymagalność. Jeżeli kara nie miała określonego terminu płatności, a inwestor nie wezwał wcześniej wykonawcy do zapłaty, można podnosić zarzut nieskuteczności potrącenia. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 5 listopada 2014 r., III CZP 76/14 ma w tym zakresie duże znaczenie praktyczne.

Kolejnym krokiem jest analiza samego oświadczenia o potrąceniu. Warto sprawdzić, czy zostało doręczone, kto je podpisał, czy wskazuje konkretne wierzytelności, czy obejmuje właściwą kwotę i czy nie zostało złożone przedwcześnie.

W sprawach budowlanych istotna jest również dokumentacja przebiegu inwestycji. Protokoły, dziennik budowy, korespondencja, zdjęcia, harmonogramy, wezwania i notatki z narad mogą wykazać, że kara była bezzasadna albo powinna zostać znacząco obniżona.

Najczęstsze błędy inwestorów przy potrącaniu kar umownych

Pierwszym błędem jest potrącenie kary bez wcześniejszego wezwania do zapłaty, mimo że umowa nie określała terminu zapłaty kary. W takiej sytuacji wykonawca może twierdzić, że wierzytelność z kary nie była jeszcze wymagalna.

Drugim błędem jest utożsamianie noty obciążeniowej z oświadczeniem o potrąceniu. Nota może dokumentować naliczenie kary, ale nie zawsze prowadzi do umorzenia wzajemnych wierzytelności.

Trzecim błędem jest zbyt ogólne oświadczenie. Jeżeli inwestor nie wskazuje, jaką karę potrąca, z jakiej umowy wynika kara, z jaką fakturą ją potrąca i do jakiej kwoty, utrudnia sobie późniejszą obronę w procesie.

Czwartym błędem jest pominięcie przyczyn opóźnienia albo wad. W sprawach budowlanych wykonawcy często skutecznie wykazują, że opóźnienie wynikało z działań inwestora, zmian projektowych, braku współdziałania albo zlecenia robót dodatkowych.

Piątym błędem jest nieuwzględnienie ryzyka miarkowania kary umownej. Nawet jeżeli kara została skutecznie naliczona, sąd może ją obniżyć, jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo kara jest rażąco wygórowana. To oznacza, że potrącenie pełnej kary może okazać się w procesie obroną tylko częściowo skuteczną.

Najczęstsze błędy wykonawców

Wykonawcy często zbyt późno reagują na potrącenie. Jeżeli inwestor potrąca karę z wynagrodzenia, trzeba szybko zabezpieczyć dokumenty, przeanalizować oświadczenie i przygotować stanowisko. Milczenie może zostać później wykorzystane jako argument, że wykonawca akceptował sposób rozliczenia.

Drugim błędem jest ograniczenie się do ogólnego zaprzeczenia. W sporze sądowym nie wystarczy napisać, że kara jest nienależna. Trzeba wykazać konkretne okoliczności, na przykład brak podstawy umownej, brak zwłoki, przyczynienie się inwestora, wadliwe wyliczenie, brak wymagalności albo rażące wygórowanie kary.

Trzecim błędem jest brak dokumentowania przeszkód w trakcie inwestycji. Jeżeli wykonawca nie zgłaszał na bieżąco problemów, opóźnień po stronie inwestora, zmian zakresu prac albo braku frontu robót, późniejsza obrona przed karą może być trudniejsza.

Potrącenie kary umownej a miarkowanie

Potrącenie kary nie pozbawia wykonawcy prawa do żądania jej miarkowania. Jeżeli wykonawca uważa, że kara była rażąco wygórowana albo zobowiązanie zostało wykonane w znacznej części, może podnosić zarzut miarkowania w procesie o zapłatę wynagrodzenia.

W praktyce oznacza to, że nawet skuteczne potrącenie może nie zakończyć sporu. Sąd może dojść do wniosku, że kara co do zasady była należna, ale w niższej wysokości. Wtedy inwestor, który potrącił pełną kwotę, może zostać zobowiązany do zapłaty części wynagrodzenia.

Dlatego przy potrącaniu wysokich kar umownych trzeba ocenić nie tylko formalną skuteczność potrącenia, ale także realne ryzyko procesowe związane z wysokością kary.

FAQ

Czy można potrącić karę umowną z wynagrodzenia wykonawcy?

Tak, ale tylko wtedy, gdy wierzytelność z tytułu kary umownej istnieje, jest wymagalna, nadaje się do dochodzenia przed sądem i zostanie skutecznie przedstawiona do potrącenia z wierzytelnością wykonawcy o zapłatę wynagrodzenia.

Czy przed potrąceniem kary umownej trzeba wezwać do zapłaty?

Jeżeli umowa nie określa terminu zapłaty kary umownej, wezwanie do zapłaty jest co do zasady konieczne, aby postawić wierzytelność w stan wymagalności. Wynika to z uchwały Sądu Najwyższego z dnia 5 listopada 2014 r., III CZP 76/14.

Czy nota obciążeniowa wystarczy do potrącenia kary?

Nie zawsze. Nota obciążeniowa może dokumentować naliczenie kary, ale nie musi być oświadczeniem o potrąceniu. Najbezpieczniej przygotować osobne, jednoznaczne oświadczenie o potrąceniu.

Co powinno zawierać oświadczenie o potrąceniu?

Oświadczenie powinno wskazywać strony, podstawę wierzytelności z kary umownej, wysokość kary, wierzytelność drugiej strony, z którą dokonywane jest potrącenie, oraz jednoznaczną wolę potrącenia. Powinno być podpisane przez osobę uprawnioną i doręczone drugiej stronie.

Czy można bronić się przed potrąceniem kary umownej?

Tak. Można kwestionować istnienie kary, jej wysokość, wymagalność, skuteczność oświadczenia o potrąceniu, umocowanie osoby podpisującej oświadczenie oraz podnosić zarzut miarkowania kary umownej.

Czy zarzut potrącenia można zgłosić dopiero w sądzie?

Tak, ale trzeba uwzględnić ograniczenia procesowe. Art. 203¹ k.p.c. przewiduje szczególne wymogi dotyczące zarzutu potrącenia, w tym termin i formę jego podniesienia.