Kary umowne są powszechnym elementem umów zawieranych pomiędzy przedsiębiorcami. Mają zabezpieczać interesy stron na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Kara może zostać naliczona między innymi za opóźnienie w realizacji prac, nieterminową dostawę, niewłaściwe wykonanie usługi czy brak zwrotu powierzonego mienia w określonym terminie.
Choć z punktu widzenia prawa cywilnego konstrukcja kary umownej jest stosunkowo dobrze znana, jej rozliczenie na gruncie podatku VAT może budzić wątpliwości.
Czy do kary umownej należy doliczyć VAT?
Odpowiedź nie zawsze jest oczywista. O tym, czy dana płatność podlega VAT, nie decyduje bowiem sama nazwa użyta w umowie. Kluczowe znaczenie ma jej rzeczywisty charakter oraz ustalenie, czy w zamian za zapłatę druga strona wykonuje określone świadczenie.
Kara umowna o charakterze odszkodowawczym nie stanowi wynagrodzenia za usługę
Jeżeli jej celem jest zrekompensowanie stronie poniesionej szkody lub negatywnych konsekwencji niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązania, a w zamian za zapłatę kary druga strona nie otrzymuje żadnego świadczenia, taka płatność może pozostawać poza zakresem VAT. W takim przypadku nie dochodzi bowiem do sprzedaży towaru ani świadczenia usługi, za które kara byłaby wynagrodzeniem.
Przykładowo, przedsiębiorca budowlany zobowiązał się do zakończenia inwestycji do 30 czerwca. Umowa przewiduje karę w wysokości 10 000 zł za każdy dzień opóźnienia. Wykonawca zakończył prace pięć dni po terminie, w związku z czym zamawiający naliczył 50 000 zł kary.
Jeżeli kwota ta rzeczywiście stanowi sankcję za niedotrzymanie terminu i ma rekompensować konsekwencje opóźnienia, nie oznacza to automatycznie, że należy rozliczyć: 50 000 zł + 23% VAT. W takiej sytuacji kara może mieć charakter odszkodowawczy, a więc pozostawać poza zakresem VAT.
Sama nazwa „kara umowna” nie przesądza o skutkach podatkowych
W praktyce bardzo łatwo popełnić błąd, przyjmując, że każda kwota określona w umowie jako „kara umowna” automatycznie nie podlega VAT. Dla celów VAT znaczenie ma bowiem nie tylko formalna treść umowy, ale również jej rzeczywiste wykonanie i ekonomiczny charakter płatności.
Innymi słowy, organ podatkowy lub sąd może oceniać, co w rzeczywistości kryje się pod określeniem „kara umowna”. Jeżeli płatność jest w rzeczywistości wynagrodzeniem za określone świadczenie, samo nazwanie jej karą nie spowoduje, że automatycznie znajdzie się poza VAT. Dlatego przed rozliczeniem takiej kwoty należy przeanalizować nie tylko paragraf dotyczący kary, ale całą konstrukcję stosunku umownego. Sama nazwa „kara umowna” nie wystarczy. W VAT liczy się to, czym ta płatność jest w rzeczywistości.
W wyroku z 17 maja 2024 roku, o sygnatura I FSK 1240/20, Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że kara za opóźnienie oraz określona opłata miały charakter odszkodowawczy, a nie były wynagrodzeniem za usługę.
Dlaczego?
Ponieważ w zamian za zapłaconą karę druga strona nie otrzymywała żadnego dodatkowego świadczenia. Kara umowna niby prosta, ale podatkowo potrafi zaskoczyć. Jeżeli masz wątpliwości, jak rozliczyć karę umowną lub inne nietypowe rozliczenie w swojej firmie, warto skonsultować z doradcą podatkowym konkretny przypadek przed dokonaniem rozliczenia podatkowego.
